La conduite de réunion

Lorsque vous désirez préparer une réunion de travail et qu’elle soit efficace il vous faudra alors connaître quelques éléments essentiels de la conduite de réunion.

Cet article a pour but de rappeler les basiques de la conduite de réunion et vous donner envie d’animer des réunions avec professionnalisme et efficacité.

Préparer une réunion de travail

conduite de réunion

Quel que soit le contexte de la réunion de travail et l’objectif ainsi que les personnes invitées,  il est nécessaire de la préparer afin qu’elle soit profitable et permette plus d’efficacité.

La réunion se prépare avec trois points principaux :

• Fixation des objectifs,
• compilation des documents utiles qui vont être utilisés ou partagés durant la réunion,
• sélection des participants. Inviter uniquement ceux(celle)s qui ont quelque chose à apporter ou à recevoir de la réunion.

Il est crucial de s’assurer des aspects logistiques et humains afin que tout sera prêt le moment venu et ainsi maximiser l’efficacité individuelle et collective.

Le jour J, quelques vérifications de dernière minute sont toutefois à prévoir, notamment quant au matériel disponible et leur bon fonctionnement

• différents appareils qui seront utilisés
• rétroprojecteur,
• connexions internet,
• salle avec les sièges en nombre suffisant,
• etc.

Pensez à venir un quart d’heure avant dans la salle afin de la préparer.

L’énergie du groupe dépend de l’animateur

énergie du groupe

Vous êtes le garant(e) de l’énergie et du dynamisme du groupe.

Votre énergie est donc très importante car c’est sur votre énergie que le groupe va s’appuyer pour être motivé.

Vous pourrez ainsi appréhender sereinement la conduite de réunion.

L’important est d’avoir un objectif principal plutôt que dix pas très clair.

Il faut penser à ce qu’on veut obtenir de la réunion.

Pour la partie sur la gestion du stress, je vous conseille de travailler les exercices de respiration ou vous formez au sujet en cliquant ici.

S’il y a trop d’objectifs il y a un risque de dispersion plus grand.

Format de réunion

Réunion de revue : Rencontre formelle que l’on retrouve fréquemment dans le cadre de gestion de projet lors de laquelle toutes les personnes concernées par le sujet/projet participent activement afin de faire le point sur l’avancée du travail.

Certains parmi vous connaissent ces journées fleuves, où une réunion en chasse une autre, laissant peu de temps de respiration et de production personnelle.

Si ces réunions sont parfois très constructives, il peut arriver qu’elles soient très coûteuses en énergie de préparation, d’animation et de restitution.

Voici quelques astuces qui peuvent vous permettre de gagner en efficacité.

Structurer des rituels pour gagner du temps

réunion de travail

Une première clé essentielle est de bien différencier les types de réunions qui vont être mises en place dans les projets.

Les réunions d’avancement peuvent être planifiées longtemps à l’avance et ritualisées :

« Nous nous retrouverons le lundi de 13h30 à 14h15 dans la salle J235 pour faire un point d’avancement périmètre/qualité/coût/délais. »

Dans certains projets qui mobilisent des approches Agiles, on peut aller jusqu’à organiser un point d’avancement de 15 minutes, qui se passe toujours de la même manière en début de réunion pour laisser chaque personne s’exprimer sur l’avancée du projet.

On peut le faire par exemple avec les :

• actions effectuées en lien avec l’objectif,
• avancés,
• difficultés rencontrées,
• et tout autre partage utile au projet.

La planification en amont évite de passer du temps et de l’énergie à tenter de trouver une date commune en cours de projet.

Au final, tout le monde ne sera pas là, et cela coûtera plus du temps de coordination pour ré-embarquer les absents.

L’intérêt du rituel de réunion est qu’il permet aux acteurs d’entrer rapidement en zone d’efficacité, car ils savent exactement ce qui va se passer et quelle doit être leur contribution.

L’idée est donc de créer des habitudes de réunion qui soient utiles pour le groupe.

Orienter les réunions de travail vers la production de livrables

réunion inutile

En ce qui concerne les réunions pour résoudre un problème ou la production d’un livrable de projet, il est conseillé d’intégrer dans le corps de l’invitation l’objectif de la réunion (et aussi le livrable que l’on souhaite produire).

L’objectif peut d’ailleurs être la production du livrable.

Elle permet également aux participants de préparer leur “devoir” et de venir avec les éléments appropriés pour entrer le plus vite possible dans le vif du sujet.

Cette orientation livrable entretient également le Sentiment d’Efficacité Personnelle et collective.

C’est parce qu’on a fait ce qu’on avait prévu de faire que l’on se sent efficace, et c’est parce qu’on se sent efficace qu’on le devient encore plus !

Autrement dit : « dire ce qu’on va faire, le faire, se dire qu’on l’a fait ».

Terminer par des actions et des délais

L’idée est de terminer la réunion par un compte-rendu actif est de se focaliser sur ceux qui sont là.

On termine toujours une réunion par définir les objectifs et le fameux “qui fait quoi”.

Il intègre les 3 dimensions suivantes :

• Actions en cours (quoi),
• Qui,
• Quand,

On répartie ainsi les rôles des différents participants et on les implique personnellement dans le projet.

Il faut capitaliser sur les dernières réunions pour pouvoir observer l’avancé du travail.

Astuces pour la conduite de réunion + étapes

réunion efficace

Pour terminer voici quelques astuces de conduites de réunion :

• Commencer par clarifier l’objectif et l’agenda, on peut détailler les étapes de la réunion et annoncer les heures de pause,
• Respecter le temps alloué à la réunion,
• Établir des règles de réunion et obtenir l’accord de tous les participants pour les respecter.
• Expliquer comment fonctionne les échanges du groupe,
• mettre un cadre même si cela parait évident : Portable éteint, s’écouter et ne pas se couper la parole, répartir le temps de parole, …

Les étapes de la conduite de réunion sont donc :

1. Démarrer avec l’objectif de la réunion puis un rapide tour de table par participant sur leur état d’avancement des dernières actions programmées. On rappelle ce que l’on a fait la dernière fois et où l’on en est ainsi que la prochaine étape. On énonce également le mode de fonctionnement.
2. Animer la réunion de manière participative :
   1. des échanges par tour de table
   2. partager les idées de manière graphique sur des papers-boards,
   3. avoir une trame des points à aborder et un temps approximatif alloué sur chaque point,
   4. Laisser les gens être acteur en posant des questions ouvertes,
   5. ne pas toujours proposer des solutions mais laisser les solutions émerger du groupe donc poser le problème et laisser réfléchir,
   6. impliquer les gens en valorisant ceux qui apportent des idées constructives,
   7. laisser le groupe se gérer seul quand il y a trop de perturbations.
3. Clôturer la réunion par lister les actions à faire et répartir les rôles sur ses actions ainsi que donner la prochaine étape pour la prochaine réunion.

Si vous voulez en savoir plus sur la conduite de réunion ou prendre un prestataire externe afin de suivre l’avancée d’un projet et d’animer en rôle de coordinateur vous pouvez me contacter directement à la page contact en cliquant ici.

Je vous souhaite des réunions productives et efficaces.

Raphaël DIAZ

Coach certifié HEC et formateur professionnel

contact@coachingcommunication.fr