Cet article est un article invité écrit par Gaël Loric, coach et créateur du blog Changer Aujourd’hui.

Gaêl Loric nous parle de comment mieux communiquer et se préparer pour un examen oral ou une prise de parole en public ou avec un prospect, client.

Si vous êtes commercial, speaker, business developpers ou quelqu’un qui doit prendre la parole en public ou parler devant des clients, durant des réunions alors cet article vous donnera les clés d’une communication efficace.

Comment rendre sa communication plus efficace et mieux communiquer ?

Ce sujet, très vaste, s’il nous concerne tous, intéressera a fortiori ceux d’entre nous qui ont dans leur métier des enjeux plus particuliers de persuasion et de conviction : commerciaux, business developers…

Je vous présente aujourd’hui trois étapes pour rendre votre communication plus efficace en étant mieux préparé afin de mieux communiquer.

mieux communiquer

Etape #1 – Préparer l’échéance pour mieux communiquer

C’est un truisme, et pourtant il est toujours bon de le rappeler : on est d’autant plus performant qu’on est préparé. Le bagout et l’intuition ne suffisent pas – ou très rarement – pour avoir des résultats, qui plus est dans des contextes complexes.

Préparez l’échéance

Prenons l’exemple d’une réunion commerciale. Vous êtes commercial pour une marque de cosmétiques, et rencontrez prochainement le responsable régional d’une chaine de magasin.

Pour préparer cette réunion de manière optimale, je vous propose de répondre par exemple aux questions suivantes :

– Quelles sont vos motivations (personnelles) ? Qu’est-ce qui est important d’atteindre pour vous dans cette réunion ? On est ici davantage au niveau de l’émotionnel, du personnel

• Quelles sont les différentes solutions possibles si vous vous atteignez un accord lors de la réunion ? Quelles sont les différentes options que vous pouvez accepter, et celles que vous voudriez privilégier ?

Dans notre exemple cosmétique, les différentes options peuvent correspondre à différentes combinaisons d’éléments chiffrés (prix de vente, engagements de volumes, remises de fin d’années…) et d’éléments plus qualitatifs (modalités de mise en avant des produits…)

• Quelles justifications pouvez-vous donner pour appuyer chacune des solutions possibles ?

Précisez également les points et les arguments que vous pouvez abandonner, et qui vous serviront de “monnaie d’échange” lors de la discussion.

Par exemple, si vous être responsable d’une gamme de produits, vous avez certainement des objectifs différents en fonction des produits, et pouvez donc préparer certaines “concessions” peu coûteuses pour vous car orientées sur des produits non prioritaires pour vous.

• Les “solutions hors table” : c’est un point souvent négligé mais pourtant essentiel dans une discussion commerciale. Que vous soyez vendeur ou acheteur, jusqu’où êtes-vous prêt à aller ? Délimitez la “zone d’accord” possible. Pour chacun des points essentiel que vous voulez obtenir – ou combinaison de points – identifiez le seuil ou le plafond à ne pas dépasser. Cela vous donnera une assise tout autre lors du rendez-vous, car vous aurez les idées claires !

A présent que vous avez clarifié vos enjeux, faites de même avec ceux de votre (vos) interlocuteur(s) ! En effet, pour réussir une vente ou une négociation, il est crucial de prendre le temps de comprendre les attentes, besoins et enjeux des parties en présence pour pouvoir les lier intelligemment à la solution que vous proposez.

C’est vrai pour une vente de voiture ou d’assurance, comme pour une négociation commerciale dans le cas de notre responsable de marque cosmétique.

Projetez-vous dans les baskets de votre interlocuteur et répondez de la même manière aux questions suivantes :

• Quelles sont les motivations personnelles de votre interlocuteur ? Prenez le temps de comprendre comment il fonctionne, d’imaginer quelles sont les valeurs importantes pour lui, dans sa vie personnelle et professionnelle. Prenez en compte également l’historique de la relation entre vos entreprises, et l’historique personnel de la relation entre votre entreprise et votre interlocuteur, ainsi qu’entre vous-même et votre interlocuteur.
• Quels sont les objectifs – professionnels – de votre interlocuteur ? Quels résultats veut-il atteindre et pourquoi ?
• Quelles justifications pourra-t-il donner pour appuyer les points qu’il avancent ? Quels seront ses arguments ?
• Quelles pourraient être ses “solutions hors table” ?

Après avoir fait ce premier travail, vous pouvez si vous souhaitez plus loin vous mettre “en situation”.

Mettez-vous en situation

communication efficace

Pour cela, imaginez trois positions, que vous pouvez matérialiser par trois chaises :

• La votre
• Celle de votre interlocuteur
• Une position d’observateur

Dans un premier temps, exprimez vos messages tel que vous les avez formulés en réponse aux questions ci-dessus

Puis, placez-vous (physiquement) en position d’observateur et observez comment ce message est reçu par votre interlocuteur, au regard des éléments que vous avez précisés ci-dessus (motivations de votre interlocuteur, objectifs, solutions…)

Mettez-vous alors physiquement à la place de votre interlocuteur. Prenez le temps de vous “imprégner” de ses valeurs, ses enjeux, etc. Puis observez comment vous recevez le message que vous avez exprimé auparavant.

Revenez en position d’observateur, et reformulez votre message, jusqu’à ce qu’il permette d’atteindre votre objectif tout en étant formulé de manière efficace et convaincante au regard des enjeux de votre interlocuteur.

Revenez à votre place et exprimer ce nouveau message.

Refaite la boucle :

• position d’observateur /
• la position de votre interlocuteur /
• position d’observateur.

Ajustez votre communication jusqu’à ce qu’elle vous convienne totalement.

Si vous souhaitez avoir plus d’information sur cette technique inspirée de la gestion des conflits, je vous invite à lire mon article “Comment traiter les conflits en 4 étapes”

Etape #2 – Vous préparer mentalement et émotionnellement

Prise de parole en public

A présent que vous avez clarifié vos enjeux ainsi que ceux de votre interlocuteur, de même que les résultats que vous voulez atteindre et comment les atteindre, que diriez-vous de vous préparer mentalement et émotionnellement ?

Pour cela, je vous propose d’utiliser notre extraordinaire capacité à imaginer… et d’aller au cinéma.

C’est une technique que j’affectionne particulièrement et que j’utilise régulièrement avec les personnes que j’accompagne.

Cette technique est aussi simple qu’efficace, en voici les principales étapes – (vous pouvez retrouver l’article complet “Aller au cinéma pour changer” ici).

La première étape consiste naturellement à bien définir son objectif – ce que vous avez fait plus haut.

La deuxième étape consiste ensuite à vous créer “votre cinéma”.

Imaginez ce a quoi ressemblent les sièges, l’écran, installez-vous-y et prenez le temps de ressentir les sensations du siège, la température de la pièce.

Cette étape est important car elle vous permet de vous projeter réellement dans l’expérience et d’impliquer tous vos sens.

Avec la troisième étape, vous démarrez le film.

Quel film ? Celui de votre rendez-vous réussi.

Prenez le temps de bien construire la scène qui se déroule sur l’écran, d’ajouter tous les détails. Où cela se passe, avec qui, à quel moment de la journée…

Observez tous les éléments du “décors”, entendez les bruits divers et variés, imaginez la température, pourquoi pas des odeurs et des goûts, etc.

Bref, construisez un film en 4 dimensions !

Puis voyez-vous vous-même agir de la manière dont vous le souhaitez dans ce film, tandis que vous êtes toujours assis dans la salle.

Observez-vous vous comporter, les gestes que vous faites, la manière dont vous bougez.

Entendez ce que vous dites et faites attention au rythme, à la tonalité de votre voix.

Corrigez à chaque fois que nécessaire pour que ce cela corresponde au résultat que vous voulez.

Imaginez également ce que vous vous dites à vous-même, quel est votre dialogue intérieur lorsque vous vous comportez comme cela.

Puis imaginez ce que ressent votre double dans la scène, quelles sont ses émotions et ses sensations physiques.

Ajustez, modifiez à chaque fois que nécessaire pour que cela corresponde à ce que vous voulez.

Par exemple :

”je suis assis, le dos droit, j’ai le regard assuré, je souris et parle calmement, sur un ton posé et assuré, mes phrases sont courtes et appuient sur les éléments que je veux mettre en avant. Je laisse de courts silences entre mes phrases.

En même temps que je parle, je me dis que je prends plaisir à la négociation qui est comme un jeu, tout en ayant une vision claire de là où je veux aller.

Je prends également aussi plaisir à écouter mon interlocuteur, comprendre ce qui est important pour lui puis lier mes arguments avec ces éléments.

Je me sens énergique, la tête légère, et les bras agiles et précis.

Cela se traduit par des gestes dynamiques des bras pour ponctuer mes propos”

Enfin, 4e et dernière étape, je vous propose de rentrer tout simplement dans le film, et de le vivre à la première personne plusieurs fois, en prenant le temps de laisser la situation se dérouler et d’écouter ce qui se dit, d’entendre votre dialogue intérieur, et de ressentir les émotions et les sensations associées.

N’hésitez pas à refaire ce travail régulièrement, vous constaterez son efficacité redoutable !

Etape #3 – Être à 100% le jour J

Enfin, c’est le jour J et l’heure H.

Bien que vous soyez déjà plus que prêt avec les deux étapes que vous venez de réaliser, je vous en propose une troisième pour mettre toute votre attention et votre intention au service de votre objectif.

Pour cela, je vous partage une technique que j’ai découverte grâce au mentaliste Fabien Olicard, qu’il utilise avant tous ses spectacles pour être complètement “focus” sur son spectacle.

Je l’ai conseillée à plusieurs personnes que j’accompagne qui m’en ont fait des retours très positifs, et l’utilise personnellement depuis plusieurs mois avant toutes mes échéances, qu’elles soient professionnelles (coaching particulier, intervention devant un auditoire…) ou plus personnelles (séance de sport par exemple).

Vous pourrez la retrouver en détails sur la chaine YouTube de Fabien Olicard en cliquant ici.

Elle est constituée de 5 étapes simples et rapides, qui ne devraient pas vous prendre plus de 5mn :

#1 Prenez quelques grandes inspirations (inspirez par le nez en gonflant la cage thoracique pendant 4 secondes environ, retenez votre respiration 2 à 3 secondes puis expirez “à fond” pendant 5 à 6 secondes, attendez 2 à 3 secondes puis répétez le processus 2 à 3 fois).

#2 Isolez-vous quelques instants si possible, et formulez votre objectif, pour vous remettre dans le contexte

#3 Fermez les yeux et imaginez des rails de train qui se prolongent jusqu’à l’horizon, jusqu’à ne devenir qu’une seule ligne (J’imagine par exemple pour ma part un vieux train au milieu d’un canyon dans le far west). Parcourez les rails jusqu’à ce qu’il ne deviennent plus que cette seule ligne.

Cela a pour effet de commencer à focaliser votre attention. Rouvrez les yeux

#4 Fermez à nouveau les yeux et imaginez le signe de l’infini devant vous. Vous savez, le 8 allongé. Puis tracez le mentalement à plusieurs reprises. Rouvrez les yeux

#5 Enfin, fermez une dernière fois les yeux et imaginez devant vous un grand tableau blanc. Imaginez que vous écrivez dessus le mot MENTAL.

Puis imaginez que vous effacez une à une les lettres jusqu’à ce qu’il n’y ait plus que le tableau blanc

Ouvrez les yeux, ça y est, vous vous êtes conditionné pour réussir et mieux communiquer !

Merci à vous et à Raphaël DIAZ pour cet article invité.

A très bientôt

Gaël Loric, coach et créateur du blog Changer Aujourd’hui.